OR: Bang voor financiën?

 OR en Financieel Economisch Beleid. Dat is geen populair onderwerp, heb ik gemerkt. Het beeld is over het algemeen dat het te moeilijk is en dat de bestuurder er nogal eens een schimmig spel mee speelt.

Geen boekhouders rol
 Nu is het waar dat het soms ingewikkeld en moeilijk gemaakt wordt. Toch kan je met behulp van een aantal basisbegrippen een heel eind komen. De OR hoeft geen boekhouder te zijn om op die manier op basis van de jaarrekening en de begroting een beeld te krijgen van hoe de organisatie er echt voor staat. De OR moet ook helemaal niet proberen de rol van schaduwboekhouder te vervullen. Dat voert je makkelijk af van de belangrijke rol van de ondernemingsraad: Het voeren van een gesprek over noodzakelijke en/of wenselijke beleidskeuzen.

Geen verrassingen
 Wel is het van belang dat de OR weet hoe het bedrijf er financieel voor staat. Ik heb meerdere keren meegemaakt, dat een OR onaangenaam verrast werd. In de overlegvergaderingen had zo’n OR een positief beeld gekregen van hoe het bedrijf ervoor stond, terwijl dat helemaal niet klopte. Zelfs maakte ik mee dat een bedrijf failliet ging, terwijl de OR dat totaal niet had zien aankomen! Om dan als OR een zinnige rol te spelen; dat wordt wel heel lastig!

OV als vragenuurtje?
 Volgens de Wet op de Ondernemingsraden (artikel 24) hebben OR en bestuurder twee keer per jaar een bijzondere overlegvergadering over de Algemene Gang van Zaken. Tijdens die bijzondere overlegvergaderingen bespreken OR en bestuurder de jaarrekening (over het nabije verleden) en de begroting (de nabije toekomst). Mijn ervaring is, dat deze besprekingen makkelijk gevuld worden door vragen van de OR om uitleg van en toelichting op de cijfers. Aan het eind van de vergadering verlaat de OR-leden de zaal in lichte verwarring over de betekenis van wat ze allemaal gehoord hebben.

Controller vragen
 Er is echter een manier om dit beter te doen. De OR kan al zijn vragen om verheldering vóór de bijzondere overlegvergadering bespreken met de in de organisatie aanwezige financiële specialist. Dat kan een controller, een interne accountant of een andere medewerker zijn. Als er niet zo iemand te vinden is, of als de betrokkene niet bereid is om dit gesprek met de OR te voeren, dan kan de OR daarvoor ook een externe financiële specialist raadplegen. In dit gesprek met een interne of externe financieel specialist kan de OR al zijn vragen kwijt en samen het beleid achter de cijfers analyseren.

Criteria voor beleid
 Op deze manier kan het gesprek tijdens de bijzondere overlegvergadering gaan over het beleid en de keuzen. In zijn voorbereiding weet de OR dus welke beleidskeuzen aan de orde zijn. De OR heeft dan nagedacht over deze keuzen en zijn eigen visie daarop gevormd. Dit het liefst in de vorm van criteria, waaraan het beleid en de beleidskeuzen volgens de OR moeten voldoen. Deze visie en deze criteria bespreekt de OR met de bestuurder in de bijzondere overlegvergadering met de financiële stukken op tafel. Daar is dan tijd voor, want de OR hoeft niet meer (veel) vragen om verheldering te stellen.  

Interessante partner
 OR-en die hun rol op die manier invullen zijn voor de bestuurder een interessante partner. Zij kunnen hun inzichten vanaf de werkvloer tijdig en steeds weer inbrengen. Dus: niet bang zijn voor cijfers en weten waar je je vragen tijdig kunt bespreken!

 Frank Dijkstra