Het nieuwe normaal?
Nu de coronacrisis hopelijk ten einde loopt is het de vraag hoe het nieuwe normaal er uit gaat zien. Tijdens het vorige voorjaar moesten velen abrupt thuis gaan werken. Dat leidde tot geïmproviseerde situaties. Nadien is er wel het een en ander verbeterd, maar goed geregeld is het vaak nog niet. Gaan we nu terug naar de oude situatie? Gaan we allemaal weer op locatie werken? Als ik de geluiden zo hoor, dan gaat het thuiswerken niet verdwijnen.
Hybride werken
Uit onderzoek blijkt dat een meerderheid van werknemers ook na de coronaperiode minstens enkele dagen thuis wil blijven werken. Men wil een vorm waarin zowel thuis als op locatie gewerkt wordt. Hybride werken dus. Welke criteria kan een ondernemingsraad formuleren voor goed geregeld thuis werken?
Thuiswerkbeleid
Momenteel heeft helaas slechts de helft van de bedrijven een thuiswerkbeleid. Uit onderzoek blijkt ook dat een ruime meerderheid vindt dat thuiswerken goed geregeld moet zijn. Er is een forse groep die lijdt onder de huidige situatie. Het gevoel geeft stress nooit vrij te zijn en altijd ‘aan’ te moeten staan. Dat is een cultuurprobleem.
Het helpt als er om te beginnen duidelijkheid is over werktijden en over de mogelijkheid van flexibele werktijden. En duidelijkheid over andere praktische zaken, zoals een redelijke vergoeding voor gemaakte extra kosten en (technische) ondersteuning bij de inrichting van de thuiswerkplek.
Criteria
Wat passende criteria zijn voor goed thuiswerkbeleid en een goede thuiswerkregeling is per bedrijf natuurlijk verschillend. Het hangt af van de aard van het bedrijf; wat die produceert of welke diensten die verleent. De OR doet er goed aan te rade te gaan bij zijn eigen kennis en inzicht van wat er op de (thuis)werkvloer gebeurt en van wat de medewerkers en de klanten nodig hebben. Deze kennis voedt hij door regelmatig (eventueel digitaal) contact met de collega’s te onderhouden.
Toch zijn hier wat handvatten om de OR op gang te helpen bij het formuleren van criteria:
Thuiswerkregeling
1. Er is thuiswerkbeleid en een thuiswerkregeling.
Duidelijkheid
2. In de thuiswerkregeling staat duidelijk omschreven wat onder thuis werken wordt verstaan.
Ook beschreven is: welke functies of functiegroepen hiervoor in aanmerking komen, hoeveel dagen thuis gewerkt mag worden, of er flexibele werktijden zijn, hoe om te gaan met overuren, hoe de communicatie met leidinggevenden geregeld is, hoe de privacyregels geëerbiedigd worden en de aansprakelijkheid bij schade.
Mogelijkheid
3. Medewerkers die dat willen kunnen hybride werken (thuis en op locatie), tenzij het echt niet kan.
De Wet Flexibel Werken regelt dat een medewerker bij zijn werkgever een verzoek kan indienen om thuis te werken. De werkgever kan dit weigeren, maar moet dat dan wel schriftelijk beargumenteren. Ook moet het voor de medewerker mogelijk zijn hiertegen bezwaar aan te tekenen.
Onmogelijkheid
4. Als het niet mogelijk is thuis een werkplek in te richten, dan wordt de medewerker daartoe ook niet verplicht.
De Inspectie SZW (ooit de arbeidsinspectie geheten) publiceerde een Handreiking: Algemene criteria thuiswerken. Die beschrijft allerlei mogelijke situaties rond thuiswerken, waarin op locatie werken minstens voor een deel onvermijdelijk is.
Arbowet
5. Medewerkers kunnen goed en gezond thuiswerken.
Op basis van de Arbowet is de werkgever daarvoor verantwoordelijk. Dat betekent dat de werkplek ergonomisch in orde moet zijn een bureau en een bureaustoel moeten bijvoorbeeld goed afgesteld zijn. Ook moeten een computer, beeldscherm en een muis passen bij de medewerker. Zaken als ruimte, rust en weinig geluid spelen een rol. Eventueel kan een thuiswerkcoach eenmalig langs komen om de situatie door te lichten en te inventariseren wat er nodig is.
Welzijn
6. De psychosociale arbeidsbelasting is op een gezond niveau
Vroeger werd dit in de Arbowet omschreven met ‘welzijn’. Later vond men dit een te vaag begrip, maar in wezen is dit wel bedoeld. De psychische omstandigheden moeten niet zo stressvol zijn dat de medewerker daaronder lijdt. Hierboven noemde ik al het gevoel nooit vrij te zijn of altijd ‘aan’ te moeten staan. Ook kan de medewerker eronder lijden, dat hij of zij te weinig contacten heeft. Het is belangrijk, dat in de thuiswerkregeling zo veel mogelijk duidelijkheid geboden wordt (zie criterium 2). Op die manier wordt onnodige stress voorkomen.
Vergoeding
7. De thuiswerkende medewerker ontvangt een redelijke vergoeding voor het thuiswerken
Uit onderzoek blijkt dat de helft van de bedrijven geen vergoeding geeft en dat ook (nog) niet van plan is. Het inrichten van een thuiswerkplek brengt echter wel kosten met zich mee. De medewerker mag van de werkgever verwachten, dat hij voor passend meubilair zorgt en bijvoorbeeld voor een goede computer en beeldscherm; of dat hij dit vergoedt. Ook het gebruik van een ruimte en alle kosten die daaraan verbonden zijn. Veel werkgevers betalen een bedrag tussen de 150 en 500 euro per maand.
In elk geval tot juli 2021 mag de onbelaste vaste reiskostenvergoeding gebruikt worden als thuiswerkvergoeding.
Betrokkenheid
8. Uitvoerende medewerkers betrekken bij de tot standkoming van de thuiswerkregeling
Als je het goed wilt regelen is het van belang dat je goed luistert naar de medewerkers. Zij hebben inmiddels vaak al de nodige ervaring met het thuiswerken. Zij kunnen dus ook goed aangeven wat ze nodig hebben. Ook moet er met hen overlegd worden wat zij een redelijke onkostenvergoeding vinden en dergelijke. Uiteraard haalt de OR deze informatie op, maar bij de vormgeving van het beleid is het belangrijk dat ook de leiding de medewerkers hun inbreng laat hebben.
Dialoog met de bestuurder
Als er een constructieve relatie is tussen de OR en de bestuurder, dan zal hij of zij de inhoudelijke inbreng van de OR waarderen. Zeker als de OR dit niet presenteert als een in beton gegoten eisenpakket, maar als een redelijk voorstel, die uitnodigt tot een goede dialoog. De OR komt niet met een dicht getimmerde regeling, maar met redelijke criteria, die in de dialoog nader ingevuld kunnen worden.
